xSuite Group GmbH

Ein Archiv – alle Möglichkeiten

Unser Archiv versteht sich als Langzeitspeicherort für Informationen aller Art:

Ausgangsdokumente eines ERP-Systems, Eingangsrechnungen, E-Mails und so weiter. Technisch haben wir zudem die Grundlage geschaffen, Sie in wirklich allen Archivierungsprojekten zu unterstützen. Bei der Massenarchivierung von Dokumenten bieten wir Ihnen eine schemafreie Ablage, z. B. durch Scannen.

Dabei muss keine Indexierung (Verschlagwortung) vorgenommen werden. Unser Archiv erstellt einen Volltextindex und bietet den gesamten Inhalt des Dokumentes in der Recherche an – Sie finden das Dokument anhand völlig beliebiger Suchworte.
Die Eingrenzung der Trefferliste können Sie dann dynamisch vornehmen. Als weitere Unterstützung bei der Archivierung beliebiger Inhalte bieten wir Ihnen zusätzlich eine automatische Dokumenttypisierung und Validierung.

Für jede Dokumentklasse können vorhandene Pflichtfelder definiert werden. Das Archiv prüft vollautomatisch, ob diese Klassifikationsfelder auf dem Dokument vorhanden sind. Bei positiver Validierung wird das Dokument archiviert, ansonsten erscheint eine Meldung, dass eine Nachbearbeitung erforderlich ist. Beispiel: eine Rechnung muss mindestens ein Datum enthalten.

Performante Architektur für Archivierung in Echtzeit
Für die Speicherung der Verwaltungsdaten wurde die extra dafür ausgelegte Datenbank MongoDB ausgewählt. Die zum Dokument gehörenden Indexdaten wie Volltext und Feldwerte werden in der dedizierten Elasticsearch-Datenbank gespeichert und stehen dort zur Recherche bereit. Durch die Kombination dieser beiden hochspezialisierten Produkte entsteht ein Hochleistungsarchiv, das beliebig skaliert werden kann und in allen Bereichen höchsten Anforderungen gerecht wird. Die Kommunikation zwischen den Datenbanken und Services übernehmen Microservices. Dieser modulare Aufbau ermöglicht die Auswahl der besten Produkte am Markt, in Verbindung mit flexiblen Standardschnittstellen.

Ihr Nutzen:
• Revisionssichere Archivierung von Dokumenten
• Recherche in Höchstgeschwindigkeit
• Dokumentanzeige für verschiedene Dateiformate
• Indexierung von Volltext, Feldern und Anhängen
• Automatische Indexierung beim Archivieren
• Mandantenfähig
• Höchste Flexibilität durch schemafreie
Dokumentenablage